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Club Philatélique Brainois

Règlements

Vous trouverez, ci-dessous, les règlements d'ordre intérieur concernant les divers services du club.

Matériel

Art. - 1.- Le service est réservé aux membres en règle de cotisation.

Art. - 2.- Le service s’engage à fournir aux meilleures conditions possibles, tout le matériel philatélique disponible sur le marché belge.

Art. - 3.- Les commandes de matériel spécial sont à libeller sur le formulaire M.2 mis à la disposition des membres par le service. ¤ Ces formulaires sont numérotés et un double sera remis au membre lors de sa commande. ¤ Pour prendre possession de sa commande, le membre devra présenter son formulaire au responsable du service lors de la prochaine réunion.

Art. - 4.- Pour toutes commandes supérieures à 500 BEF ou 12 € , il sera demandé un acompte à déterminer par le responsable du service.

Art. - 5.- Si le bon de commande est établi par une personne mineure, il ne sera exécuté que s’il est contresigné par le chef de famille et précédé de la mention ‘ approuvé ‘.

Art. - 6.- Le demandeur est tenu de venir enlever sa commande dans le plus court délai. Passé le délai de 1 mois, cette commande pourra être envoyée par recommandé, contre remboursement, frais portés en facture, aux risques et périls du destinataire.

Art. - 7.- Aucun article ne sera repris en cas de mauvaise spécification sur le bon de commande.

Art. – 8.- Tous les cas non prévus dans le présent règlement, seront tranchés par le comité de direction et seront sans appel.

Bibliothèque

Art. 1.- Tous les livres, périodiques, catalogues mis à la disposition des membres appartiennent au C.P.B., ceci dès leur première mise à disposition et resteront partie intégrante du patrimoine du Club.

Art. 2.- Aucun de ces ouvrages ne peut être vendu, ni loué à l’exception des catalogues. La consultation en réunion est gratuite. Vu le prix de plus en plus élevé des catalogues dorénavant une caution de 25 € et une location de 0,50 € par semaine seront demandées pendant la période de détention. En cas de non-retour à la plus prochaine réunion, une amende de 1,25 € par semaine de retard sera prélevée sur la caution déposée.

Art. 3.- La consultation des ouvrages doit se faire dans le cadre exclusif des heures de réunion, soit de 9 h 30 à 11 h 30.

Art. 4.- La consultation n’est pas limitée dans le temps, à l’exclusion des catalogues qui sont prêtés pour une durée de 20 minutes, ceci dans le souci évident de satisfaire le plus de membres possible.

Art. 5.- Les ouvrages prêtés ne peuvent sortir de la salle de réunion. Le membre consultant signale seulement son numéro et s’installe à la table de son choix.

Art. 6.- Les ouvrages prêtés sont dans un état neuf ou normal d’ancienneté. La destruction totale ou partielle (déchirures importantes, pages arrachées, brûlures, taches conséquentes, etc.) implique de la part du membre un dédommagement au Club.

Art. 7.- Tout membre qui le souhaite peut obtenir une ou plusieurs photocopies d’éléments de ces ouvrages ceci moyennant un paiement à la feuille.

Art. 8.- Tout membre peut offrir au Club des ouvrages ou publications qu’il désire mettre au service de tous. Dans ce cas, il ne lui sera plus possible d’en reprendre possession, ceux-ci une fois enregistrés seront revêtus du cachet de la bibliothèque.

Art. 9.- Tout membre peut avertir le bibliothécaire de la parution d’ouvrages, livres ou périodiques belges ou étrangers nouveaux, s’ils sont susceptibles d’intéresser les autres membres. Dans ce cas, le club se réserve le droit d’acquérir ces dites publications.

Art. 10.- Tout renseignement relatif au service ‘ Bibliothèque’ peut être obtenu auprès du responsable.

Art. 11.- Tous les cas non prévus dans le présent règlement, seront tranchés par le comité de direction et seront sans appel.

Circulations

Art. 1- Le service met à la disposition de ses membres en règle de cotisation et présents aux réunions des carnets à choix, appartenant aux sociétaires et aussi en provenance d’autres clubs. Le club s’engage à les gérer au mieux de l’intérêt de tous.

Art. 2- Lors des réunions, il ne sera remis qu’un carnet à la fois. Pour l’obtention d’un autre carnet, le membre devra remettre le précédent avec la fiche de prélèvement.

Art. 3- La consultation des carnets aux réunions devra se faire obligatoirement à la table réservée au service.

Art. 4- Toutes les « circulations » doivent être confectionnées dans des carnets fournis par le Club et disponibles auprès du Service « Matériel ».

Art. 5- Le Service fera circuler dans d’autres clubs les carnets à choix de ses membres. La rotation dans les différents cercles pourra durer 24 mois au maximum avec l’autorisation du dépositaire. Sur demande motivée la restitution pourra se faire moyennant un délai et frais de renvois.

Art. 6- Le club n’est pas responsable des envois perdus ou détruits en cours de circulation.

Art. 7- Seul le club envoie et réceptionne les carnets, même entre membres du club, ceci dans le but de garder les fiches de contrôle à jour. Cette réception peut se faire au domicile du responsable sur rendez-vous.

Art. 8- Chaque carnet portera, à l’exception de toute autre indication, le numéro de membre qui l’offre en circulation et la récapitulation, page par page, de la valeur de son contenu sur la page de couverture. Les numéros de carnet seront inscrits par le responsable du service et non par le membre.

Art. 9- Lorsqu’un carnet comporte plusieurs pays ou thèmes, il y a lieu de reproduire les noms de ceux-ci en regard des pages correspondantes sur la page de couverture, ainsi que le total général du carnet. Toutes les indications doivent être faites à l’encre et de façon lisible

Art. 10- Les timbres oblitérés doivent être collés au moyen de charnières pelables et être propres.
L’emploi de bande cristal est déconseillé, les timbres neufs pourront être présentés sous enveloppe transparente ne permettant aucun échange sans enlèvement complet de celle-ci.
Les timbres défectueux doivent être signalés. Les timbres doivent être présentés par pays, groupe de pays ou par thème, ils devront être placés et numérotés par ordre croissant.
Les numérotations et cotations seront faites suivant les derniers catalogues en cours, et suivant les normes internationales. ( ** = neuf sans trace de charnière, * = avec charnière ou trace, (*) = sans gomme, O = oblitéré ) Il est recommandé de n’avoir que deux timbres les mêmes dans un carnet, de ne pas mettre des timbres avec oblitérations " vague ou ondulation " ou avec une oblitération tellement " grasse " que l’on ne reconnaisse plus le timbre.
Les cotes seront données en € pour tous les pays, les fractions d’Euro sont admises et devront être inscrites à l’encre bleue. Les prix de vente seront inscrits à l’encre rouge et en €, les fractions d’Euro sont admises, les prix de vente doivent être fixés en fonction du marché. ( s’adresser au responsable )
Les totaux partiels, n° de page, nombre de timbres, totaux par page sont à inscrire à l’encre bleue.
Le catalogue utilisé pour la confection du carnet devra être inscrit à l’intérieur de la page de couverture, dans le coin supérieur gauche.

Art. 11- Toute substitution est interdite et est passible de poursuites judiciaires.

Art. 12- Le fait d’avoir en circulation des carnets lui appartenant ne dispense pas le membre de payer ses propres prélèvements dans d’autres carnets.

Art. 13- Les prélèvements doivent être payés au responsable du service, en espèces et en main propre. Le club tiendra à la disposition des membres qui ont des carnets en circulation une fiche relative à chaque carnet et ce, dans un but de contrôle des prélèvements.

Art. 14- Lors du paiement des prélèvements, une retenue de 5 % sera effectuée sur ceux-ci pour les frais. A ce moment, le membre est tenu de signer la fiche de son carnet, ceci constituant le reçu de la somme payée par le club. Toutes ces opérations financières seront inscrites sur un document établi par réunion à destination de la Trésorerie.

Art. 15- Lorsqu’un membre fait rentrer ses carnets pour une adaptation de cotes, il est dans l’obligation de refaire de nouveaux carnets.

Art. 16- Tous les cas non prévus dans le présent règlement, seront tranchés par le Comité de direction et seront sans appel.

Jeu-Concours

Art. - 1.- Les règles émises sur le bulletin de participation au moment du concours sont seules valables. Ces règles étant particulières suivant le genre de concours.

Art. – 2.- Les questionnaires sont publiés dans le bulletin mensuel ‘ Flash ‘.

Art. - 3.- Les réponses types seront publiées dans le bulletin du mois suivant la date de rentrée de la participation.

Art. - 4.- Le classement général annuel donne lieu à des prix fixés par le comité de direction. Ces prix seront, soit représentés par des ‘ Bons à valoir ‘ émis par le Club, la valeur reprise sur ces bons peut être négociée dans TOUS les services du Club, soit par des timbres-poste.

Art. - 5.- La remise des récompenses sera faite lors de l’assemblée générale clôturant l’année philatélique.

Art. - 6.- Tous les cas non prévus dans le présent règlement, seront tranchés par le comité de direction et seront sans appel.

Nouveautés

Art. - 1.- Le service est réservé aux membres en règle de cotisation.

Art. - 2.- Le service garantit la fourniture de tous les timbres-poste du monde entier, au prix le plus juste du marché, sauf cas de force majeure.

Art. - 3.- Les membres désireux de bénéficier de ce service, sont tenus de remplir une demande d’abonnement modèle N.1., dont : ¤ 2 exemplaire sont réservés au service. ¤ 1 exemplaire est remis au membre à titre de reçu pour la caution versée.

Art. - 4.- Les conditions d’abonnement sont les suivantes :
4.1- La caution est fixée à 500 BEF / 12,5 € par série pour les timbres de Belgique, de France, de Monaco, et pour les thématiques.
4.2 - Pour les autres pays la caution est fixée à 250 BEF / 6,2 € par série.
4.3 - L’abonnement est valable pendant une année calendrier complète, soit du 1er janvier au 31décembre. Aucun changement ne sera accepté en cours d’année.
4.4 - Sauf avis contraire de la part du membre, l’abonnement est reconduit automatiquement d’année en année.
4.5 - La demande d’abonnement peut être introduite à n’importe quel moment de l’année.
4.6 - Les modifications ou annulations d’abon- nement ne peuvent se faire que dans le courant du mois de septembre.

Art. - 5.- La ou les cautions ne seront remboursées que sur présentation du reçu. ( voir Art. 3 )

Art. - 6.- Du fait de son adhésion, le membre s’engage à enlever régulièrement ses nouveautés.

Art. - 7.- Le délai de garde maximum est de 2 mois à partir de la date du dernier bordereau de fourniture en possession du membre.

Art. - 8.- Le Club se réserve le droit, en cas de non enlèvement dans les délais prescrits de disposer des timbres et de la caution.

Art. - 9.- Dans le cas d’abonnement pour un pays déterminé, l’abonnement s’entend pour les timbres-poste uniquement, si le membre désire tous les timbres, il est tenu de le spécifier clairement sur sa demande d’abonnement N.1. Ex : 2x la Belgique + poste aérienne + timbres- taxe + chemin de fer, etc.

Art. 10.- A la demande du membre, le service peut expédier par lettre recommandée, port philatélique porté en compte, aux conditions suivantes. ¤ Après réception par le responsable du montant du bordereau de fourniture sur le compte bancaire n° 210-0584067-82 du C.P. B. ’ Nouveautés ’ avec en communication le n° de membre. ¤ Par débit du compte courant alimenté par le membre. Dans ce dernier cas, chaque envoi sera accompagné d’un extrait de compte permettant le réapprovisionnement du compte en temps voulu. ¤ Les envois se font en principe tous les deux mois, soit en : novembre, février, avril, juillet.

Art. 11.- Pour l’ouverture d’un compte courant il suffit au membre de verser une provision au compte bancaire n° 210-0584067-82 du C.P.B. ‘ Nouveautés ‘ avec en communication le n° de membre et provision.

Art. 12.- Toutes les fournitures sont accompagnées d’un bordereau modèle N.2. Numéroté.

Art. 13.- Le membre est tenu de vérifier sa fourniture, à l’enlèvement auprès du service. Aucune réclamation ne sera prise en considération si elle n’est faite au moment de l’enlèvement.

Art. 14.- Le service s’engage à remplacer les timbres défectueux pour les défauts constatés à l’enlèvement. Dans le cas contraire, les timbres pourront être refournis moyennant paiement, soit du timbre, soit de la série complète.

Art. 15.- Le service n’est pas responsable des retards et / ou non livraison de certains timbres ou séries de timbres, dans des cas de force majeure tels que : grève postale, retard d’acheminement du courrier, fantaisie et spéculation de certaines administrations postales. (ex : Andorre espagnol – timbre Europa ‘72)

Art. 16.- Le service ne fournit aucun timbre avec ‘ défaut – variété – curiosité ‘, il se limite à la fourniture des timbres normaux tels que délivrés par les postes.

Art. 17.- Le prix de vente des timbres se décompose comme suit : ¤ Belgique : à la valeur faciale. ¤ Étrangers : à la valeur faciale convertie au cours officiel de change, plus les frais en- gendrés pour les acquérir

Art. 18.- Tous les cas non prévus par le présent règlement, seront tranchés par le comité de direction du club et seront sans appel.

S.O.S.

Art. 1.- Le service ne fournit qu’aux membres en règle de cotisation.

Art. 2.- Les commandes devront êtres libellées sur les formulaires modèle N.2 ou N.3 disponibles auprès du responsable du service.

Art. 3.- Le service se réserve le droit : ¤ De décliner la commande en tout ou en partie. ¤ De demander une provision lors de chaque commande.

Art. 4.- L’état des timbres est réglementé par les conventions suivantes : ¤ O Oblitéré ¤ X Neuf avec charnière ou trace de charnière ¤ XX Neuf sans charnière ni trace de charnière

Art. - 5.- Les n° de catalogue sont : ¤ Pour la Belgique, le C.O.B. ¤ Pour l’étranger, les catalogues Yvert & Tellier.

Art. - 6.- La commande sera fournie au plus juste prix du marché.

Art. - 7.- Tout bon de commande qui ne sera pas daté, ni signé, ne sera pas exécuté.

Art. - 8.- Si le bon de commande a été établi par un membre mineur, il ne sera exécuté que s’il est contresigné par le chef de famille et précédé de la mention ‘ approuvé ‘.

Art. - 9.- Le demandeur est tenu de prendre livraison de sa commande dans le plus bref délai.

Art. - 10.- Le délai de garde est de 1 mois, si passé ce délai, la commande n’était pas enlevée, celle-ci sera envoyée au membre par recommandé, contre remboursement et frais portés en compte. L’envoi étant fait aux risques et périls du destinataire.

Art. - 11.- Les réclamations éventuelles doivent être faites lors de l’enlèvement de la commande, aucune réclamation ne sera acceptée par la suite. Pour les envois par voie postale, un délai de 3 jours est accepté pour les réclamations éventuelles, la date de la poste faisant foi.

Art. - 12.- Tous les cas non repris dans le présent règlement seront tranchés par le comité de direction et seront sans appel.

Tombola

Art. - 1.- Lors de chaque réunion le club procède au tirage d’une tombola payante réservée aux membres en règle de cotisation.

Art. - 2.- Les prix sont réalisés à l’aide de ‘ bons à valoir ‘ émis par le club, la valeur reprise sur ces bons peut être négociée dans tous les services du club.

Art. - 3.- Aucun bon ne sera accepté si la date de validité est périmée.

Ventes directes

Art. 1 Sont seuls admis les lots des membres du C.P.B., en règle de cotisation.

Art. 2 Les lots doivent être présentés : n accompagnés des relevés et bordereaux VE.1 et VE.2, à acquérir auprès du Service Matériel ; n mis sous enveloppe pergamin (cellophane) avec indication sur le bordereau d’identification : du pays , des numéros des pièces contenues dans l’enveloppe, état (qualité ou défaut), la cote du catalogue, le prix demandé ainsi que le n° de membre du vendeur ; n en évitant d’agrafer l’enveloppe au document d’identification (l’agrafe peut abîmer le matériel présenté lors de manipulations avant la vente).

Art. 3 Chaque membre peut présenter un nombre illimité de lots étant toutefois entendu que le Service procédant par un système de tournante, afin de satisfaire chacun des membres vendeurs, ne mettra à chaque fois en vente qu’une partie de l’ensemble des lots proposés.

Art. 4 Chaque vente groupera au maximum CENT lots.

Art. 5 Les lots proposés ne sont pas d’office examinés par le Service. S’ils le sont, le Service se réserve le droit de ou ne pas de présenter à la réalisation les lots composés de timbres douteux, amincis, de pays à émissions nuisibles et également ceux dont le prix de départ est exagéré. (plus élevé que les conditions normales du marché / ou au sein des clubs)

Art. 6 Le numéro des timbres doit correspondre à la numérotation des catalogues en cours, l’officiel COB pour les timbres de la Belgique et Yvert & Tellier pour les timbres étrangers.

Art. 7 Le vendeur présente au Responsable des Ventes (actuellement R. Dossche), ses lots lors de la réunion du club. Le Responsable accuse réception des lots proposés à la vente en remettant le 3ème volet ( de couleur jaune ) du relevé VE.1.

Art. 8 La vente se fait sous la responsabilité du vendeur ; l’intervention du Service se limite à conseiller, à régler, à organiser et à surveiller les ventes.

Art. 9 Les acheteurs ont le droit d’examiner les lots proposés uniquement à la table de présentation des lots. Il est recommandé à l’acheteur de vérifier le lot avant paiement car une fois le lot acquis plus aucune contestation n’est admise.

Art. 10 Les lots sont acquis sans frais pour l’acheteur. Il est perçu par le club une commission fixée par le Comité de Direction, calculée en pourcentage du montant du lot vendu (actuellement 3%). Cette commission est supportée par le vendeur.

Art. 11 Le paiement des lots vendus pour les vendeurs s’effectue à la demande dès la réunion suivant celle de la vente. Les lots invendus ( et non encore repris par les vendeurs à la clôture au 31 août de l’exercice en cours ) seront d’office remis aux vendeurs moyennant signature de la décharge figurant au relevé VE.1.

Art. 12 Les cas non prévus par le présent règlement d’ordre intérieur seront soumis et tranchés par le Comité de Direction.

Ventes aux enchères

Art. 1 Sont seuls admis les lots des membres du C.P.B., en règle de cotisation.

Art. 2 Les lots doivent être présentés : n accompagnés des relevés et bordereaux VE.1 et VE.2, à acquérir auprès du Service Matériel ; n mis sous enveloppe pergamin (cellophane) avec indication sur le bordereau d’identification : du pays , des numéros des pièces contenues dans l’enveloppe, état (qualité ou défaut), la cote du catalogue, le prix de départ souhaité ainsi que le n° de membre du vendeur ; n en évitant d’agrafer l’enveloppe au document d’identification ( l’agrafe peut abîmer le matériel présenté lors de manipulations avant la vente ).

Art. 3 Il ne peut être présenté qu’un maximum de 20 lots par vente et par membre étant toutefois entendu que le service se réserve le droit de ne mettre en vente qu’une partie des lots proposés

Art. 4 Chaque vente groupera au maximum 100 lots.

Art. 5 Les lots proposés ne sont pas d’office examinés par le Service. S’ils le sont, le Service se réserve le droit de ou ne pas présenter à la réalisation les lots composés de timbres douteux, amincis, de pays à émissions nuisibles et également ceux dont le prix de départ est exagéré. (plus élevé que les conditions normales du marché / ou au sein des clubs)

Art. 6 Le numéro des timbres doit correspondre à la numérotation des catalogues en cours, l’officiel COB pour les timbres de la Belgique et Yvert & Tellier pour les timbres étrangers. La liste des lots proposés à la vente sera publiée au ‘ FLASH ‘. Les lots mis en vente sont indivisibles.

Art. 7 Le vendeur présente au Responsable des Ventes (actuellement R. Dossche), ses lots lors de la réunion du club. Le Responsable accuse réception des lots proposés à la vente en remettant le 3ème volet ( de couleur jaune ) du relevé VE.1.

Art. 8 La vente se fait sous la responsabilité du vendeur ; l’intervention du Service se limite à con-seiller, à régler, à organiser et à surveiller les ventes. En aucun cas il n’est effectué d’expertise.

Art. 9 Les acheteurs ont le droit d’examiner les lots proposés uniquement à la table de présentation des lots, lors de la réunion précédente et pendant une demi heure avant le début de la vente. Il est recommandé à l’acheteur de vérifier le lot avant paiement car une fois le lot acquis plus aucune contestation n’est admise.

Art. 10 Avant la vente les acheteurs éventuels devront retirer un numéro d’ordre sous forme de plaquette pour pouvoir participer à l’adjudication.

Art. 11 Les oblitérations 1er jour ne sont considérées comme FDC que pour autant qu’elles figurent sur ‘ enveloppe 1er jour ‘. L’oblitération 1er jour sur feuillet postal n’est en aucun cas considérée comme FDC.

Art. 12 Les enchères se feront par tranches comme indiqué ci-après : 5 BEF pour les lots de 5 à 99 BEF 0,10 € ‘’ 0,10 à 2,45 € 10 BEF ‘’ 100 à 499 BEF 0,25 € ‘’ 2,5 à 12,35 € 20 BEF ‘’ 500 à 999 BEF 0,50 € ‘’ 12,37 à 24,72 € 50 BEF ‘’ 1000 à 2499 BEF 1,25 € ‘’ 24,75 à 61,85 € Au dessus de 2500 BEF ou 62 €, le montant est déterminé et signalé lors de l’enchère.

Art. 13 Aucune contestation sur l’adjudication ne sera admise après la vente.

Art. 14 Aucun membre ayant accepté une adjudication ne pourra se désister.

Art. 15 Le responsable du service ou le commissaire priseur, annonce : ► le numéro du lot ► le pays ou le thème éventuel ► le numéro du ou des timbres, sauf pour les lots constitués par de nombreux timbres ► le prix de départ ► la progression retenue pour les enchères ► après l’adjudication, le numéro de l’acheteur du lot ou si au contraire, il y a lieu de considérer le lot comme invendu. Art. 16 Pour les membres empêchés d’assister à la vente, ils leur est possible d’envoyer ou de remettre par écrit au responsable du service ou à son adjoint, des offres concernant les lots qu’ils désireraient acquérir.

Art. 16 Les retraits de lots et les paiements se font en fin de séance contre remise de la plaquette et dans l’ordre croissant de celle-ci. Le responsable du service s’engage à veiller au mieux aux intérêts des acheteurs ayant fait des offres. Lors de l’adjudication, à ordre égal, le membre présent à la vente est prioritaire. Les lots attribués aux membres empêchés doivent être enlevés au plus tard au début de la réunion suivante, faute de quoi ils leur seront envoyés d’office en recommandé et contre remboursement aux risques, périls et frais de l’acheteur.

Art. 17 Il est perçu par le club une commission fixée par le Comité de Direction, calculée en pourcentage du montant du lot vendu (actuellement 6%). Cette commission est supportée par moitié par le vendeur et l‘acheteur.

Art. 18 Le paiement des lots vendus pour compte des vendeurs s’effectue à la demande dès la réunion suivant celle de la vente. Après signature pour réception de la somme représentant la valeur des lots vendus, déduction faite de la commission ainsi que la remise des lots invendus, il est remis, au membre, pour vérification et contrôle, le deuxième volet de couleur rose du relevé des bordereaux d’identification modèle VE.1

Art. 19 Les responsables du service sont ceux dont les noms figurent sur l’organigramme du C.P.B. publié par le comité de direction.

Art. 20 Le simple fait de proposer ou d’acheter des lots mis aux enchères entraîne l’acceptation complète et sans condition du présent règlement ainsi que de toutes modifications ultérieures qui pourraient y être apportées. Les modifications éventuelles au présent règlement seront publiées par le truchement du ‘ FLASH ‘ et / ou du site Web.

Art. 21 Les cas non prévus par le présent règlement d’ordre intérieur seront soumis et tranchés par le Comité de Direction.